협업을 재정의하다

우리는 학교를 다니고, 회사를 다니며, 다른 사람과 함께 일해야 합니다. 공동과제를 만들기 위해 협업을 하고, 프로젝트를 위해 협업을 하죠. 때로는 다른 조직, 나아가 다른 국가의 다른 언어를 사용하는 사람들과 협업하기도 합니다.

그럼 우리는 협업을 얼마나 잘하고 있을까요? 대학교에서 공동과제를 위해 모이면, 결국 한명이 모든 과제를 다 해야하는 안타까운 상황이 흔하게 벌어지죠. 회사에서도 크게 다르지 않습니다. 미팅이라는 형식으로 모이느라 시간만 뺏기고, 결국 미팅이 끝나면 아무것도 해결되지 않기도 하죠.

그럼에도 인간은 혼자 살 수 없는 사회적 동물이기에, 반드시 타인과 같이 일해야 합니다.

디지털 협업 도구의 문제점
디지털 시대가 도래한 후, 협업을 위한 다양한 도구들이 만들어졌습니다. 그로 인해 효율성도 높아졌죠. 언제 어디서든 쉽게 자료를 보고, 만들고, 수정할 수 있게 됐고, 전세계 어느 지역에 있든 바로 대화를 할 수 있습니다.

심지어 지구 반대편에 있는 사람들끼리 서로 얼굴을 보며 화상회의를 하는 것도 이제 신기한 모습이 아닙니다.

하지만 여전히 협업은 힘듭니다. 개인적으로 사용하는 카카오톡으로 상사가, 혹은 고객사 직원이 시도 때도 없이 연락을 해 사생활이 사라지기도 하고요. 화상회의가 도입됐지만, 결국 나중에 복기하기는 힘들고요. 영상이나 음성이 끊겨 알아들을 수 없는 경우도 많이 생기죠.

경영진은 불안합니다. 보안이 필요한 사항인데, 자꾸 유출이 되거나 누가 엿듣는 건 아닐까 해서 대면 미팅을 선호하죠.

여러 회사가 이런 문제를 해결하기 위해 노력하고 있죠. 시스코도 예외는 아닙니다.

협업을 재정의하는 시스코 웹엑스
협업솔루션인 웹엑스는 1996년 화상회의 소프트웨어 회사로 시작했습니다. 그 이후 2007년에 시스코가 웹엑스를 인수하게 되죠.

창립한 1996년부터 웹엑스는 꾸준히 쉽게 회의를 할 수 있게 하는데 초점을 맞췄습니다. 회의를 시작하기 위해서는 추가 소프트웨어를 설치해야 된다든지, 반드시 PC앞에 앉아 있어야 한다든지. 이런 점들을 없애고, 언제 어디서나 누구나 쉽게 회의에 참석할 수 있게 하기 위해 노력했고, 노력하고 있습니다.

결국 사람들이 바라는 건 회의를 빠르게 시작하고 끝내는 것이지, 멋들어진 화상회의 솔루션을 쓴다고 자랑하고 싶은 것이 아니니까요.

언제 어디서나 바로 회의 시작
그래서 웹엑스를 통해 화상회의를 하는 방법은 다양합니다. 윈도우/맥/리눅스 등 어떤 운영체제를 쓰던, 웹브라우저를 통해 바로 접속을 할 수 있습니다. 당연히 스마트폰으로도 회의에 참여할 수 있습니다. PC나 노트북도 없고, 스마트폰 앱 설치하기도 싫다고요? 그럼 바로 전화를 걸어 참여할 수도 있습니다.
사람들이 원하는 건 앱을 설치하는 것이 아니라, 회의를 시작하는 것이니까요.

회의와 기록
가상회의든, 대면미팅이든, 회의록을 작성해야 하는 막내직원은 항상 고생을 해야 했습니다. 회의시간에도 엄청난 집중을 발휘해 기록을 해놓고, 추후에 또 정리를 해야 했으니까요.

웹엑스는 모든 회의를 기록할 수 있습니다. 발표자가 보여준 화면부터, 서로 나눈 음성/채팅 대화까지 모두 저장해놓을 수 있습니다. 굳이 회의록을 작성해 보관해놓지 않아도 되는 셈이죠. 만약 간단한 문서 형태로 남기고자 한다면, 추후에 저장된 회의를 보면서 원하는 구간을 반복해 들어가며 보다 정확한 회의록을 작성할 수도 있습니다.

편의성
메신저 형태의 간결한 채팅도 가능합니다. 1:1부터 여러 명이 동시에 대화를 할 수 있는 대화방을 만들고, 파일을 주고 받을 수 있습니다. 당연히 모든 대화는 기록할 수 있으며, 추후에 쉽게 검색을 통해 복기할 수 있습니다.

채팅으로 대화하다가 음성 혹은 화상회의가 필요하다고요? 바로 그 대화방에서 버튼을 눌러 음성/영상 회의를 시작할 수 있습니다.

보안
시스코는 단순히 소프트웨어 차원에서 보안을 생각하는 회사가 아닙니다. 오랫동안 하드웨어, 즉 네트워크 장비 단에서부터의 보안을 위해 많은 노력을 해왔죠. 이런 노하우가 웹엑스에도 고스란히 녹아 있습니다. 네트워크 수준의 강력한 보안. 그래서 누군가 우리 회사의 중요한 회의를 엿듣지는 않을까 걱정하지 않아도 됩니다.