Ny rapport: Entusiasm för resfria möten – en möjlighet för Sverige

Sammanfattning:

En ökning av andelen resfria möten med 15-30 procent i Sverige skulle innebära minskade CO2-utsläpp med upp till 550 000 ton (>1% av Sveriges totala utsläpp), och kostnadseffektiviseringar på 20-40 miljarder kronor för näringsliv och offentlig sektor.

I genomsnitt spenderar svenska verksamheter 22 000 kronor per anställd per år på mötesresor – mer än alla jämförbara länder utom Danmark.

58 procent av respondenterna anser att omställningen till resfria möten under vårens pandemi fungerat bättre än förväntat, och endast 4 procent anser att den fungerat sämre än förväntat. 89 procent är i grunden positivt inställda till resfria möten.

Rapporten innehåller konkreta rekommendationer kring vilka steg som behöver tas för att göra verklighet av en framtid med färre affärsresor.

Stockholm – 17. juni 2020 – På en virtuell presskonferens med bland andra energi- och digitaliseringsminister Anders Ygeman och Ciscos Sverige-vd Per Samuelsson idag presenteras rapporten ”Sverige – bäst i världen på resfria möten”. Rapporten, som tagits fram av en ledande strategisk konsultbyrå på uppdrag av Cisco, visar bland annat att näringsliv och offentlig sektor i Sverige skulle kunna räkna in effektiviseringsvinster motsvarande 20 till 40 miljarder kronor årligen om andelen resfria möten ökar med 15 till 30 procent. Ämnet är inte minst aktuellt med tanke på de stora omställningar den pågående pandemin fört med sig. Med stängda kontor har antalet fysiska möten minimerats och så gott som samtliga affärsresor har upphört – åtminstone tillfälligt.

”Det är många som pratar om ’det nya normala’, och en del vågar sig till och med på att gissa hur det kommer att bli. Men jag tycker att vi istället för att spekulera borde ta tillfället i akt och bestämma vad vi vill att det nya normala ska vara – och arbeta aktivt för att det ska bli så. COVID-19 gav oss inget val, vi har alla varit tvungna att anpassa oss. Men efter pandemin har vi alla möjligheter att forma vår nya verklighet, säger Per Samuelsson, vd på Cisco i Sverige.

För trots att omställningen skett mycket hastigt och i många fall inneburit helt nya arbetssätt och en raskt påtvingad ny relation till tekniken upplever fler än hälften av de tillfrågade i rapporten (58 procent) att det fungerat bättre än väntat. Hela 89 procent av respondenterna har en i grunden positiv syn på resfria möten och 37 procent av dem förväntar sig att andelen möten utan resor kommer att bli större framöver, även efter att den akuta krisen upphört.

”Vi anlitade en ledande konsultfirma för att undersöka hur arbetslivet förändrats, hur människor känner inför det och hur deras förväntningar på framtiden ser ut. Resultatet visar att en överväldigande majoritet är positiva till resfria möten. Just nu står vi inför ett vägskäl och vi vill att Sverige tar chansen och blir ledande i världen inom resfria möten, så att vi kan dra nytta av de fördelar det medför och samtidigt inspirera andra länder att följa vårt exempel”, säger Per Samuelsson.

Under pandemin mer än fördubblades andelen resfria möten inom alla sektorer av näringsliv och offentlig sektor. Inom offentlig förvaltning låg andelen innan pandemin på 31 procent – under våren 2020 har andelen istället varit 99 procent. Rapporten visar att det inom näringslivet varit bland stora och medelstora företag som ökningen varit störst.

De främsta anledningarna till att möten med resor, enligt undersökningen, är möjligheten till personlig interaktion. 47 procent av respondenterna ser möjligheten till informella samtal och kontakter som en viktig anledning, men bara 12 procent anser att möten med resande är mer effektiva.

Tidsbesparing är också den viktigaste fördelen med resfria möten som lyfts fram av 66 procent av respondenterna. Det backas även upp av hårda data – en 30-procentig ökning av antalet resfria möten beräknas ge en besparing över hela riket på omkring 40 miljoner arbetstimmar varje år. Det motsvarar exempelvis den totala arbetstiden för samtliga anställda inom polisen och brandförsvaret på ett år.

Bland övriga fördelar med resfria möten som lyfts fram av respondenterna finns kostnadsskäl (35 procent), effektivitet (33 procent) och miljöbesparing (28 procent) som viktiga fördelar med resfria möten.

Rapporten innehåller även konkreta exempel på hur resfria möten skulle kunna implementeras inom ett antal offentliga och privata aktörer, samt rekommendationer för strategi och styrning, normer och kultur, samt de tekniska plattformar som erfordras.

Effektiviseringsvinsterna på 20 till 40 miljarder kronor gäller alltså vid en ökning av antalet resfria möten med mellan 15 och 30 procent – långt från en fullständig övergång. Att faktiskt träffas och ha möten ansikte mot ansikte är inget som kan, eller ens ska ersättas fullständigt.

Rapporten bygger på analyser av offentliga data och statistik om resor, möten och resfria möten. Dessa data har kombinerats med en användarundersökning bland 1 000 beslutsfattare och anställda inom tjänstesektorn i Norden, samt djupintervjuer med olika personalgrupper.

Rapporten presenteras närmare på en presskonferens och paneldiskussion den 16 juni där digitaliseringsminister Anders Ygeman, och Anna Eriksson, generaldirektör för DIGG, deltar tillsammans med Cisco och näringslivsexperter.

Länk till rapporten: https://www.cisco.com/c/sv_se/solutions/collaboration/working-from-home.html