Praca zdalna nową biznesową normalnością – nawet po pandemii

Mimo pandemii koronawirusa zapotrzebowanie na usługi IT w ostatnich miesiącach stale rosło. Zapewnienie nieprzerwanego dostępu do narzędzi informatycznych, regularna praca nad ich ulepszaniem, a także tworzenie nowych rozwiązań wymagały wdrożenia efektywnych środowisk pracy zdalnej, gdzie systemy do współpracy online odgrywały kluczową rolę.

W Lufthansa Systems, jednej z wiodących firm informatycznych świadczących usługi dla sektora lotniczego, najważniejsze jest zapewnienie nieprzerwanego dostępu do oferowanych rozwiązań. Pandemia COVID-19 nie mogła sprawić, że prace nad prowadzonymi projektami ulegną spowolnieniu. Przeciwnie, niektóre inicjatywy zyskały na znaczeniu. W wielu liniach lotniczych z dnia na dzień obciążenia poszczególnych aplikacji gwałtownie wzrosły.

Bezpieczeństwo pracowników w niepewnych czasach

Wraz z wybuchem pandemii gdański oddział Lufthansa Systems stanął przed wyzwaniem stworzenia środowisk pracy zdalnej dla ponad 800 zatrudnionych tam osób. Priorytetem było zapewnienie poczucia bezpieczeństwa pracownikom i sprawnego przepływu informacji wewnątrz firmy. Lufthansa Systems Poland jako jedna z pierwszych organizacji z kompleksu biurowego Alchemia w Gdańsku zaproponowała pracownikom, aby wykonywali swoje obowiązki z domowego zacisza.

Regularna komunikacja w ramach zespołów musiała błyskawicznie przenieść się do przestrzeni wirtualnej. Niezwykle ważne było również zapewnienie łatwego dostępu do wspólnych zasobów firmowych. Poza bieżącymi obowiązkami, do środowisk online przeniesiono również szkolenia dotyczące m.in. procesu zmiany oraz radzenia sobie ze stresem. Z pomocą przyszła platforma Cisco Webex wdrożona przez firmę Sevenet S.A.

„W czasie COVID-19 zaobserwowaliśmy lawinowy wzrost zainteresowania platformami pracy zdalnej jaką jest Cisco Webex. Klienci potrzebowali zarówno narzędzi do bieżącej wymiany informacji takiej jak Webex Teams, ale również platform spotkań grupowych w tym Webex Meetings oraz Events. Warto tutaj podkreślić, że poza bogatą funkcjonalnością systemy Webex są po prostu bezpieczne. Z jednej strony oferują szyfrowaną komunikację pomiędzy użytkownikami, zaś z drugiej posiadają bogate mechanizmy bezpieczeństwa samego spotkania. Przykładem może być tu blokowanie dostępu do spotkania przez organizatora bądź wymuszenie podania hasła, gdy użytkownik podłącza się z telefonu lub z systemu wideokonferencyjnego. Cisco, oprócz samego rozwiązania, posiada również dedykowane terminale wideo (np. DX80). To idealny duet do wyposażenia domowego biura” – mówi Rafał Chomicz, Prezes Zarządu Sevenet S.A.

Pracownicy dobrze czują się na home office

Mimo że w okresie kwarantanny wielu osobom brakowało osobistej interakcji z innymi członkami zespołu, jak wynika z wewnętrznego badania przeprowadzonego przez Lufthansa Systems Poland, 80% pracowników firmy dobrze ocenia pracę w trybie home office, czuje, że jest produktywna i dobrze poinformowana. Co ciekawe, efektywność ich pracy w wielu przypadkach okazała się być nawet wyższa niż przed pandemią.

„Po dwóch miesiącach pracy zdalnej przeprowadziliśmy badanie opinii wśród naszych pracowników i to, co było dla nas niezwykle ciekawe i bardzo motywujące do dalszego działania, to informacja, że 97% naszych pracowników czuje się bardzo dobrze poinformowana o tym, co dzieje się w firmie. Komunikacja w dużych firmach zawsze jest sporym wyzwaniem, zarówno dla przełożonych, jak i działów HR, gdyż by dotrzeć do odbiorcy trzeba zaspokoić różne potrzeby grup. Komunikacja w czasach COVID-19 to zupełnie nowa kompetecja, którą musieliśmy bardzo szybko zbudować i po tym wyniku sądzimy, że osiągnęliśmy na tym polu pewien sukces” – mówi Aleksandra Oszajca, Dyrektor HR z Lufthansa Systems Poland.

„Przed pandemią organizowaliśmy cykliczne spotkania kierowane do wszystkich naszych pracowników. W czasie ich trwania pracownicy mogli wyrazić swoją opinię na wiele różnych tematów. Obecnie odbywają się one za pośrednictwem platformy Cisco Webex i często są o wiele bardziej owocne. Przykładowo, podczas jednej z ostatnich sesji pracownicy zadali aż 150 pytań za pośrednictwem funkcji czatu. W przypadku tradycyjnego spotkania nie byłoby to możliwe ze względu na ograniczenia czasowe” – mówi Dariusz Przywara, Prezes Lufthansa Systems Poland.

Model mieszany w nowej normalności

Konieczność zapewnienia ciągłości działania w warunkach pandemii wiązała się w wielu firmach z potrzebą przyspieszenia procesu cyfrowej transformacji. Dla 89% dyrektorów IT z całego świata, którzy wzięli udział w niedawnym badaniu Cisco, wzrost wykorzystania pracy zdalnej oznaczał zmianę kulturową w ich firmie. 87% ankietowanych przyznało, że utrzymanie normalnego poziomu działalności było dla nich wyzwaniem – podobnie jak zapewnienie bezpieczeństwa rozproszonej siły roboczej, na które wskazało 80% ankietowanych przez Cisco dyrektorów IT.

Dlatego organizacje, aby pozostać produktywnymi i konkurencyjnymi, stawiają na narzędzia pomagające zabezpieczyć zdalnych pracowników i utrzymać ich produktywność w czasach nowej normalności. Stąd gwałtowny wzrost i utrzymująca się popularność Cisco Webex. W kwietniu Webex miał 500 milionów użytkowników na całym świecie – w skali globu było to 3-krotnie więcej niż przed pandemią, w Polsce ten wzrost był jeszcze większy.

Zdaniem ekspertów Cisco wiele zmian w strukturze i kulturze firm utrzyma się po zakończeniu pandemii koronawirusa, a w miejscach pracy będzie dominował model mieszany, w którym część osób pracuje zdalnie, a część z biura.

„Trudno oczekiwać, że po zniesieniu restrykcji wrócimy do stanu sprzed pandemii. Koronawirus sprawił, że wiele osób doceniło walory pracy zdalnej. Firmy powinny elastycznie reagować na potrzeby pracowników i umożliwiać im wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca, nie zapominając jednocześnie o kwestiach bezpieczeństwa. Myślę, że wprowadzenie w firmach mieszanego modelu pracy będzie jedną z trwalszych zmian wywołanych obecną sytuacją” – podsumowuje Przemysław Kania, dyrektor generalny Cisco Polska.