Cisco: 5 suggerimenti per contrastare “la sindrome da rientro”

Qualche piccolo trucco per le aziende su come favorire un ambiente di lavoro coinvolgente e agevolare il rientro dalle vacanze estive dei dipendenti

In molti conosciamo bene questa scena: i colleghi rientrano dalle vacanze estive abbronzati e riposati e ricominciano a lavorare con una nuova energia. Il giorno dopo sono già stressati e infastiditi – lamentandosi della routine quotidiana, quasi come se non fossero mai stati in vacanza.

La chiamano “sindrome da rientro”. Mentre gli elevati carichi lavorativi e la frustrazione ritornano, il periodo post-vacanze può rappresentare il momento clou per l’insoddisfazione dei lavoratori.

In questo contesto, le aziende devono garantire al personale un rientro dalle vacanze in un ambiente di lavoro senza stress, soprattutto in considerazione delle crescenti difficoltà nell’assumere e trattenere persone di talento. Di seguito 5 suggerimenti su come utilizzare gli strumenti di collaboration in particolare per ridurre tali disagi, fornendo un ambiente di lavoro più efficiente e allo stesso tempo più gratificante.

1. Sfruttare le tecnologie di collaboration per favorire il lavoro flessibile

Al rientro delle vacanze, ad aspettare i dipendenti ci sarà quasi sicuramente una buona dose di lavoro arretrato. Le aziende possono alleviare tale stress da rientro e incrementare la produttività nei periodi di intenso lavoro, introducendo sistemi e policy per il lavoro flessibile.

Il lavoro flessibile può portare a un incremento della produttività e della soddisfazione del personale, nonché ridurre l’assenteismo e il turnover. Uno studio condotto su un periodo di due anni, ha visto la produttività di un’azienda aumentare di oltre il 13% come risultato dell’adozione del lavoro flessibile, mentre il turnover si è ridotto del 50%. Il personale dovrebbe, ove possibile, essere libero di lavorare “virtualmente” ogni volta non sia necessaria la presenza in ufficio, liberando tempo ed energie per affrontare gli inevitabili picchi di carico di lavoro post vacanze.

2. Sfruttare la collaboration per promuovere il lavoro creativo

Per assicurarsi la soddisfazione del personale, gli strumenti utilizzati dalle aziende devono anche consentire al personale di svolgere il loro lavoro in modo creativo.

La creatività è considerata una tra le competenze più importanti che un dipendente deve possedere e un elemento essenziale per promuovere l’innovazione aziendale. Ma la creatività ha anche un forte impatto sulla fidelizzazione dei dipendenti. Un dipendente con l’opportunità di esprimere la propria creatività sul lavoro non solo sarà più produttivo, ma anche più soddisfatto del proprio ruolo.

In parte, la maggior parte degli strumenti di collaborazione che permettono alle persone di incontrarsi e condividere le idee avrà un ruolo nel favorire la creatività. Ma le aziende devono far sì che i loro strumenti vadano oltre, abilitando funzioni come la lavagna virtuale e la possibilità per i gruppi di modificare in modo collaborativo e in tempo reale altre tipologie di documenti. Queste funzioni dovrebbero inoltre essere disponibili, idealmente, su qualsiasi dispositivo, con un’esperienza utente coerente su tutti i dispositivi, consentendo ai dipendenti di lavorare dove e quando la creatività li “colpirà”.

3. La collaboration per aumentare la concentrazione

Quando i dipendenti tornano a lavoro, fisicamente o da remoto, una delle prime cose che notano è la frequenza con cui vengono interrotti. Oggi circa il 50% dei dipendenti sostiene che la distrazione è molto diffusa sul posto di lavoro a discapito della produttività.

Le aziende dovrebbero sforzarsi di ridurre al minimo tutto ciò che è fonte di distrazione durante le riunioni e i momenti di collaborazione, reperendo strumenti in grado di identificare e filtrare i fastidiosi rumori di fondo, come cani che abbaiano, sirene, ticchettii fatti con la penna o digitando con la tastiera.

Idealmente, le stesse soluzioni dovrebbero fornire supporto visivo (come ad esempio zoom automatico sulla persona che sta parlando, la loro inquadratura e il tracking), eliminando così distrazioni visive e sonore.

4. Utilizzare la collaboration con l’Intelligenza artificiale per semplificare il lavoro

La maggior parte del personale tende ad essere più motivato quando è in grado di svolgere il proprio lavoro in modo efficiente. I CIO dovrebbero puntare ad un ambiente in cui i dipendenti possano trovare il proprio “flusso”, concentrandosi su ciò che sanno fare meglio.

Spesso il personale sottrae tempo alle attività principali per avviare nuovi strumenti, rispondere ai messaggi o agli inviti del calendario. Inoltre, dedicano una notevole quantità di tempo alla gestione, alla programmazione e alla partecipazione alle riunioni, controllando che tutti siano presenti o prendendo appunti.

Oggi, I CIO dovrebbero affidarsi ai sistemi di intelligenza artificiale affinché svolgano “il lavoro pesante” prima, durante e dopo le riunioni. Gli assistenti AI ad attivazione vocale possono essere utilizzati per partecipare o richiedere riunioni e trovare informazioni. Il riconoscimento facciale può essere utilizzato per determinare automaticamente la presenza di tutti i partecipanti. Il riconoscimento vocale può essere utilizzato per creare auto-trascrizioni e verbali. La creazione di team altamente efficienti e di nuove esperienze grazie all’intelligenza artificiale è un punto chiave per Cisco, e prende il nome di Cognitive Collaboration.

Anche la stretta integrazione con software di terze parti (anch’essa al centro della piattaforma di collaborazione Cisco WebEx) può contribuire notevolmente a semplificare i flussi di lavoro. Le integrazioni intelligenti del calendario possono consentire agli strumenti di collaborazione di anticipare le riunioni e offrire l’opzione “Single Button to join”. E la stretta integrazione con suite di strumenti di collaborazione di terze parti come Microsoft Office o Google può ridurre le fonti di distrazione, permettendo di eseguire l’editing dei documenti senza chiudere il tool di collaboration.

5. La collaboration per favorire le relazioni umane.

L’importanza delle relazioni umane e delle interazioni interpersonali sul posto di lavoro, sia in termini di flussi di lavoro che di soddisfazione del personale, è ben compresa. Laddove strumenti come la posta elettronica possono essere impersonali, o non avere tono, la collaborazione può fornire un contesto e una interazione molto più intensa, così come spunti visivi e sonori che contribuiscono instaurare relazioni di lavoro ottimali.
In ogni caso, i sistemi di collaborazione possono fare molto di più. Ad esempio, pensiamo se il nostro sistema potesse prevedere chi state per incontrare e reperisse le informazioni contestuali su quella persona, come le recenti attività social, dichiarazioni o interazioni. Questo permette al personale disporre di informazioni utili per prepararsi all’incontro, così come interessi e background condivisi. Allo stesso modo, gli organigrammi aziendali e i dettagli delle precedenti interazioni possono essere reperibili con un semplice click. Il riconoscimento facciale durante l’incontro può anche fornire i nomi dei partecipanti.