화상회의에서 지켜야 할 에티켓 6가지

외국에 있는 회사와 화상회의 혹은 화상면접 경험이 있으신가요? 화상회의를 진행하다보면 실제회의 못지 않은 현실감에 놀랄 때가 있습니다. 그리고 화상회의 시스템에 익숙하지 않은 탓에 벌어지는 돌발 상황에도 매우 놀라곤 합니다.

음소거 버튼 누르는 것을 잊고 다른 사람과 대화를 하는 것이 모두에게 공유되는 건 화상회의에서 흔하게 일어나는 실수 중 하나입니다. 집에서 상의만 정장차림이고 잠옷바지를 입었는데, 급하게 일어서야 하는 상황이 일어날 수도 있습니다. 화면각도를 잘 못 잡아서 보는 사람들이 불편해지는 경우도 있죠.

정말 큰 문제는 정작 실수를 하고 있는 사람만 모르고 모두들 불편해 한다는 것이죠.

모바일/디지털 시대가 도래하고, 우리는 예전보다 더 많은 사람들과 협업하고 있습니다. 같은 사무실에서 일하는 사람을 넘어서, 다른 사무실, 다른 도시, 심지어 다른 국가의 사람들과도 협업을 하는 것이 가능해졌죠.

이 모든 사람들은 서로의 디지털 기기를 통해 쉽게 연결됩니다. 그래서 원격회의 시스템에 대한 발전도 꾸준히 일어나고 있습니다. 아무래도 목소리로만 전달하는 것에 비해, 직접 얼굴을 보고 이야기하게 되면 얻을 수 있는 장점이 많죠. 비언어적 신호를 알 수 있다든지, 아니면 내가 보고 있는 화면을 공유하기도 용이하고요.

점점 화상회의 비중이 증가하지만 아직 관련 에티켓에 대해서는 많은 이야기가 없는 것 같습니다. 그래서 화상회의에서 지켜야 할 6가지 에티켓을 정리해봤습니다.

1. 음소거 기능 활용
회의 중 대화에 적극적으로 참여하지 않고 있다면 마이크를 음소거(Mute) 상태로 전환하세요. 회의 참여자들은 잡음에 민감합니다. 재택 근무 중이라면, 아이의 우는 소리나 반려동물 소리가 다른 사람들에게 들릴 수도 있습니다. 단 주의할 점은, 음소거 상태에서는 다른 사람은 듣지 못하고 혼자 독백을 하게 될 수도 있으니 마이크 사용 방법을 미리 숙지해 두어야 합니다.

2. 적절한 복장 착용
사무실에 있는 것처럼 옷을 입거나, 적어도 적절한 복장을 갖추고 회의에 참여하세요. 갑자기 자리에서 일어나야 할 상황이 발생할 수도 있고, 카메라가 모니터에서 떨어질 수도 있습니다. 또한 벽에 걸린 그림을 잠시 떼어 놓으면 동료들은 여러분이 하는 말에 훨씬 더 집중할 수 있습니다.

3. 카메라 위치 조정
카메라는 화상회의에서 여러분이 사용하는 모니터 위, 눈과 비슷한 높이에 두세요. 카메라가 너무 낮은 위치에 있거나 (이중턱을 보여주고 싶진 않으시죠?) 높이 있는 경우, 그리고 여러분이 회의 중에 다른 화면을 바라보는 경우 매우 불안정하게 보입니다.

4. 다른 업무 금지
회의 중 이메일을 읽거나, 뉴스 기사를 보거나, 쇼핑을 하는 경우가 간혹 있습니다. 주의를 분산시키는 모든 것을 중단하고, 업무에 집중하세요. 스마트폰은 매너모드로 전환하고, 앱 사용을 최소화하세요. 회의에 집중하지 않고 있는 모습은 너무 쉽게 눈에 띕니다. 화상회의 중이어도요.

5. 잡담 금지
잡담을 하는 분들도 있습니다. 직접 만나서 하는 회의에서는 그렇게 하지 않는다고요? 그렇다면 화상 회의에서도 하면 안됩니다. 음소거 모드여도 잡담을 하는 모습은 다른 이들의 주의를 산만하게 만듭니다.

6. 대화에 끼어들기 금지
다른 회의 참가자가 이야기하고 있을 때 끼어들지 않도록 주의하세요. 당장 해야 할 질문이 있다면 채팅창에 먼저 올려 놓으세요. 그러면 이야기가 끝난 뒤 다시 논의할 수 있습니다.

화상회의 필수 기능 5가지

지금까지 화상회의 에티켓에 대해 이야기해 보았는데요, 이제 화상회의에 필수인 기술들을 알아볼까요? 성공적인 온라인 회의를 위해 반드시 필요한 기능들이니, 체크해보세요.

기기
특정 데스크탑이나 노트북에서만 로그인해야 화상회의 참석이 가능하기 때문에, 집이나 사무실로 뛰어가야 하나요? 아니면 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 어떤 기기에서나 매끄럽게 접속할 수 있나요?

손쉬운 접속
회의에 참여하기 위해 거쳐야 할 과정이 너무 많은가요? 아니면 그저 버튼 하나 누르는 것만으로도 손쉽게 접속이 가능한가요?

정보 공유
여러분의 화상회의 솔루션은 회의 시작 전에 회의 아젠다나 다른 자료를 공유해서 모든 참석자들이 최신 자료를 함께 볼 수 있나요? 아니면 모든 사람이 회의에 참석할 때까지 기다렸다가 자료를 공유하는 바람에 회의 시간을 효율적으로 활용하지 못하지는 않나요?

실시간 메모 공유
협업자가 실시간으로 자료를 수정한다면, 그 변경 내용을 참석자 모두가 각자의 기기에서나 확인할 수 있는 실시간 메모 공유 기능이 있나요?

팔로업
사실 회의 자체보다 회의록 작성이 가장 시간이 많이 걸리는 일인데요, 회의 내용을 공유하기 위해 모든 참석자에게 일일이 이메일을 보내야 하나요? 아니면 회의 솔루션을 이용해 단일 플랫폼에서 녹화된 자료를 손쉽게 확인하고 공동 작업을 수행할 수 있나요?

여러분이 새로운 미팅 솔루션을 찾고 있거나, 또는 현재 사용 중인 솔루션이 위에서 언급한 기능들을 제공하고 있지 않다면, 협업(Collaboration) 솔루션 시장을 선도하고 있는 시스코의 웹엑스(Webex) 사용을 고려해 보세요.

시스코 웹엑스를 사용하면 모든 이들이 한 공간에 있는 것처럼 연결되고 공동으로 작업을 할 수 있습니다.

자세한 내용은 이곳을 참고하세요.

Originally Posted at: https://apjc.thecisconetwork.com/site/content/lang/ko/id/9861